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非典型档案利用案例分析(转发)

作者:廉微 浏览次数:19092 发布时间:2016-12-19 08:52:53

作者:王建珍

    所谓非典型,是因为我们平时做的档案利用效果汇编,都是利用者查到了所需档案,满足了利用需求;而本文所举案例,则是因种种原因,理论上讲应该有,但一直未查找到所需档案的情况。

一、几个实际案例

    案例1:1995年的一天,一位退休教师早早地来到我市档案馆,查找自己受过县级以上人民政府表彰的文件。在我的详细询问下,他说出实情:刚刚听说一个好消息,受到县以上人民政府表彰的教师,退休后可以拿到100%的工资,自己曾经在1979年8月得到过此项奖励,由于自己老伴把获奖证书给毁了,急得连饭也顾不得吃,就一大早赶来了。我听完就赶紧帮忙查,结果,几个小时过去了,各种检索渠道都用尽了,也未找到他需要的文件。只见他搓着手,唉声叹气地说:“这怎么办,太遗憾了”。说后还久久不肯离去。看着他心急如焚的样子,我就对他说,要不你到咱市的教育主管部门教委再查一下,他说我在那儿已经查过了,是教委的档案员让我来这儿查的。我无语了,只能看着他沮丧地离去了。

    案例2:2003年,一位七十多岁的老同志查自己以前在县武装部和粮食局工作的档案,据此可以拿到补助金。他前后多次到档案馆查找,结果经馆里同志反复认真查找,也没查找到任何蛛丝马迹。我就让他再到工作过的单位继续查找一下,为此我还专门替他联系过这几个单位的领导和档案员,但最终都未找到任何能证明他当时身份的档案。这位老同志仍不死心,无论是风霜雪雨,还是严寒酷暑,每隔一段时间就会来档案馆找,反复诉说:“我在这两个单位工作过是有好多同志作证的,为什么就没有档案呢?”有一次甚至背着铺盖到档案馆来,说如果再查不到就住到档案馆,当时我们实在感到很无奈,就让他跟着看着又重新查找,直至他看到我们细心地翻遍与他工作时有关单位的所有档案资料后,才唉声叹气地说:“怎么会没有保存呢,是不是丢了?”

    案例3:2011年,我的一位朋友听说下岗职工办企业可以免交部分税款,就去原所在单位查找自己的档案,结果是三番五次去查无果,我的这位朋友让我代查,经我详细查找还是没有查到他的档案。当时我在想是不是查一查所在单位的财务档案---工资花名册,查找结果每月的工资花名册中都有我朋友的名字,我只好复印了这些花名册,让他拿到劳动局,结果劳动局不承认,他就又返回原工作单位讨个说法,原工作单位领导是新上任的,让他找档案员再查一查。负责档案工作的同志说:“自从我接管档案以来,就没有你们要查的档案,你们要查,找以前管档案的同志吧。”我朋友不死心,就又找了以前的档案员,以前的档案员也说:“我好长时间就不管档案了,更不知道你们的档案哪里去了。”至今,我朋友一提起此事,就愤愤不平。

    另外,还有经济纠纷、土地纠纷、婚姻纠纷、纠正工龄等等事关人生大事的,因为查不出档案造成了种种令人无法弥补的遗憾。

二、产生问题的原因

    档案从大的方面说关系到国计,从小的方面说关乎到民生,涉及社会发展的方方面面,涉及到每个公民的人身权益。那么,为什么会造成上述那些情况呢?我个人认为有以下几个方面的原因:

    一是形成档案的单位领导对档案工作重视不够,管理不力。导致单位档案室建设不规范,安全防范措施不到位等,使形成的档案因管理不当而丢失。

    二是单位档案员业务能力差,思想素质不高,责任心不强,对自己所从事的工作不尽心,不尽力,在整理档案时,收集的文件材料不全,因此形成的档案就残缺不全。

    三是有的单位领导认为上级发的与自己有关的文件如年度考核、表先、任免等或本单位形成的与自己有关的文件材料,如调资表、会议记录、与外单位签订的合同、协议等都很重要、很机密,交给档案员保存不放心,在自己手里保存不仅方便自己利用,而且还很保险。而这些当时应归档而没有及时收集归档的文件材料,领导一经调动,就将会随领导的调动而遗失,为此就造成一些很重要的文件材料在档案里查不到。

    四是在保存档案过程中,由于档案员调换频繁,又未办理任何交接手续,档案一旦丢失了,谁也不负责任。当时查我朋友的档案时,其中有一个档案员亲口对我说,你朋友的档案在我移交时还有的,而另一个档案员却说,我接管档案以来从未见到过。这样像踢皮球一样踢来踢去,公说公有理,婆说婆有理,不知不觉从业人员的利益就遭到了危害。

    五是档案行政管理部门监管力度不够,执法不严。每年到文件材料整理归档时,有时只着重文件材料整理归档的完成时间,对收集不齐全的、或丢失档案的单位和档案员缺乏必要的惩罚措施。

三、解决问题的方法

    遗憾几乎是无法挽救的,只有加大力度制定必要的措施才能减少乃至杜绝上述遗憾的发生。

    一是加强对档案工作的领导,加大年度文件材料的整理归档工作力度,使每年所整理的档案齐全完整规范,确保查准查全率。首先是每年在文件材料整理归档工作开始之前,要对全市各单位主管档案工作的领导和档案员召开一个关于年度文件材料整理归档前的准备工作会议,并且在会上同各单位签订档案管理目标责任书。其次是加强对档案员进行文件材料整理归档工作的培训,培训后要求档案员严格按照国家档案局第8号令中《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》收集整理文件材料。务必做到收集齐全完整,整理符合规范要求。防止“应归档文件材料不归档”和整理不按规范影响归档质量及以后的查找利用。其三是切实把好年度档案整理归档审查关,档案业务指导人员在检查档案时要认真查看,发现问题及时要求改正。

    二是加大档案执法检查力度,确保档案的完整与安全。档案执法人员要经常到各单位档案室调查档案保管情况、档案员状况,对发现档案丢失、损毁现象的,要严格按照档案法规定的条款进行处罚,并把处罚结果通报全市,做到警钟长鸣。

    三是不断补充馆藏档案内容,更好地满足广大利用者。创造条件及时接收该进馆的档案,防止档案在基层档案室因管理条件不善而丢失。对于哪些老百姓利用频繁的档案及时收集进馆,不仅杜绝了在本单位因管理不善造成丢失的后果,而且还可以免去前来档案馆查阅者的来回奔波。

    四是加强档案数字化管理,一方面以更方便、更快捷的方式为前来查阅者查找到最可靠的档案信息资源外,另一方面还可以防止纸质档案彻底丢失而造成无法查找的遗憾。要求归档单位每年除认真做好年度文件材料整理归档外,还要加强本单位档案数字化管理,利用现代化管理技术把当年形成的纸质档案经过数字化加工再制成电子档案,同时还要把电子档案向档案馆备份,这样归档单位不但保存有完整的纸质档案,同时还拥有查找方便的电子档案,真正做到了以防万一,确保了档案的完整与安全。

    五是加大档案宣传力度,提高社会各界的档案意识。档案部门除利用节日期间在报刊、媒体、公众场合进行大型宣传外,还要注意平时宣传,如把利用档案的典型事例印发成小册子向社会发放或发布到网上、经常组织一些档案调查等,通过宣传,使社会各界了解档案的重要性,进而重视支持档案工作,只有在“档案无小事,人人都重视”的情况下,才能使档案从收集到整理直至保管利用等各个环节的工作都顺畅运行,最终发挥它应有的价值,才不会造成领导把重要文件材料交给档案员不放心、档案员收集文件材料有障碍、保管档案的单位对查找者无法交待、利用者因查找不到档案有怨言讨说法等现象,使档案真正发挥出促进社会和谐与安定的作用。

    总之,有关单位以及档案业务部门只有整理好、管理好档案,才能更好地为人们提供及时有效的服务,利用好档案,避免因查不到档案造成的种种遗憾。

(作者单位:河南省新郑市档案局)

 

 

 

 

 

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