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海南省档案馆名人档案管理办法 (试行)

作者:白琼 浏览次数:22532 发布时间:2017-12-04 17:11:14


 

第一章

第一条  为了加强我省著名人物档案资料的收集、管理和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《海南省档案管理办法》,制订本办法。

第二条  本办法所称著名人物(简称名人,下同)是指在某一学科、领域、行业做出过重大贡献,产生巨大影响,并得到社会和历史认可的历代海南籍(包括在省外或国外的海南籍人士)或在海南省境内长期工作活动过的非海南籍的著名人物。主要包括:

㈠建省前担任海南行政区、自治州党政主要负责人,建省后担任副省级以上四套班子领导职务及其他政界知名人士(包括相当级别的各民主党派的领导人、无党派民主人士的领导人);

㈡被授予少将以上军衔或担任副军职以上职务,获中央军委授予英模荣誉称号的英模人物及其他具有一定社会影响的军界人士;

㈢全国“五一”劳动奖章获得者,各行业全国先进工作者及具有重要影响和名望的企业家;

㈣担任中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者,国家最高科学技术奖获得者;

㈤在国内外有重要影响、成就突出的文学家、艺术家、教育家、医学界人士;

㈥奥运会奖牌获得者,亚运会、全运会及其他重大国际、国内体育比赛项目冠军、亚军及在国内外知名度较高的教练员;

㈦著名社会活动家,宗教界著名人士,著名民间艺(匠)人;

㈧在海南工作活动过的著名华侨、华人和外国人士

㈨对国家和社会有突出贡献、在国内外有重要影响的其他著名人士。

㈩历史上著名人物照上述条款认定。

第三条 本办法所指的名人档案是名人在长期工作、学习、生活中形成的,具有保存、查考价值的,不同载体的文字、照片、声像和实物。

第二章  

第四条  名人档案的收集原则:名人在工作、学习和生活中形成的,真实反映其一生经历和贡献的具有保存查考价值的各种载体形式的文件材料均应接收、征集归档。

第五条  名人档案的收集内容:

㈠反映名人一生经历及其主要活动的生平材料,如自传、传记、回忆录等;

㈡反映名人职务活动的材料,如文章、报告、演讲稿、日记等;

㈢反映名人成就的材料,如著作、研究成果、书画等;

㈣社会对名人研究、评价的材料,如纪念性、回忆性材料,研究介绍材料等;

㈤与名人有直接关系的材料,如各类证书、谱牒、信函奖章等;

㈥反映名人活动的照片、音像(录音带、录像带)、多媒体光盘、实物等特殊载体形式的材料;

㈦名人和其相关人的口述历史材料等。

㈧名人收藏的图书、资料及其他具有历史和纪念意义的物品;

㈨其他有保存价值的档案资料。

第六条 名人档案的收集形式:
  ㈠依据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》及其相关法规进行收集;
  ㈡接收有关单位依据国家规定向省档案馆移交的名人档案;
  ㈢档案所有者向省档案馆捐赠、寄存或出售的名人档案资料;
  ㈣对其他档案馆、有关部门保存的名人档案进行复制;

㈤对散存在省内外的名人档案进行征集;
  ㈥省档案馆与档案所有者商定的其他收集方式。

第七条 单位向省档案馆移交名人档案时,省档案馆与移交单位办理交接手续,填制移交清单一式两份,省档案馆与移交单位各执一份。
  第八条  个人向省档案馆捐赠名人档案时,省档案馆与捐赠者签订捐赠协议,并向捐赠者颁发捐赠证书。
  第九条 向省档案馆寄存的名人档案,省档案馆与档案所有者或其代理人签订寄存协议。
  第十条 名人档案所有者向省档案馆出售名人档案,省档案馆要与出售人签订购买协议。

第三章 鉴定与整理

第十一条  省档案馆组织专家对征集到的名人档案进行鉴定,确保名人档案的真实性

第十二条  名人档案的整理原则是:遵循名人档案形成的客观规律,保持文件材料之间的内在联系,真实反映名人工作、学习和生活的本来面貌,便于保管和利用。
  第十三条  名人档案的整理方法:
  ㈠全宗划分:以每个名人为单位设立全宗。

㈡全宗内档案的分类:按载体结合问题或重要程度”进行分类

1、纸质类包括生平传记、著作、手稿、学术论文、信件、题词、外事活动、出版物、报刊等纸质材料;

2、照片类包括感光照片和数码照片等;

3、声像类包括录音、录像及光盘等由磁性材料制成的记录材料;

4、实物类包括奖杯、奖状、奖章、像章、证章、证书、纪念品、书画及有保存查考价值和纪念意义的其它物品等。

整理单位:名人档案以卷(册)为单位进行整理。名人档案中的纸质和实物档案的整理,按照第(四)、(五)款执行。照片、声像、光盘等档案的整理,参照国家相关标准或海南省的规定执行。

装订:名人档案采取装订或不装订方式进行整理;

㈤排列与编目:

1、在分类的基础上问题、时间顺序对档案材料以卷为单位进行编排;

2、为保护名人档案的原样,不在名人档案原件上编页号和加盖档号章,将卷内每件名人档案文字材料装入A4纸大小的信封,在信封右上角加盖档号章并填写相关内容。

3、将名人档案材料按类别和档号顺序装入档案盒,盒号即为案卷号。不同载体形式的档案材料一般不混装,名人的字画及其它实物,应根据不同的形状与尺寸制作装具;

4、卷内目录的编制

⑴卷内目录应排列在卷内文件首页之前,式样见图1。

⑵序号,以卷内文件材料排列先后顺序填写序号,亦即件号。

⑶文件编号,应填写文件文号。

⑷责任者,应填写文件形成者或第一责任者。

⑸文件题名,应填写文件标题,没有题名或题名不规范的,自拟题名,外加“[]”号。

⑹日期,应填写文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如1935-09-09,表示月、日的数字可回行填写。有的文件未注明日期,编目时应根据文件的内容加以考证并填写。

⑺页数,应填写一件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。
     ⑻备注,文件需说明的情况。
     ⑼档号,由全宗号、分类号、案卷号、序号组成。
     全宗号,全宗号由负责接收的档案馆给定;
     分类号,应根据档案馆制订的分类方案中设定的类别号确定;
    案卷号,应填写名人档案按一定顺序排列后的流水号;

序号,应填写卷内文件排列顺序号。

5、卷内备考表编制

⑴ 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数、文件缺损、补充以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

⑵立卷人,应由立卷责任者签名。

⑶ 立卷日期,应填写完成立卷的时间。

⑷ 检查人,应由案卷质量审核者签名。

⑸ 检查日期,应填写案卷质量审核的时间。

⑹ 互见号,应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。

⑺卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后。

6、案卷目录的编制

⑴案卷目录式样见图2。

⑵序号,应填写登录案卷的流水顺序号。

⑶档号,由全宗号、分类号、案卷号组成,填写方法同“卷内目录的编制”。
    ⑷案卷题名,应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

⑸立卷单位,应填写负责组卷部门或单位。

⑹起止日期,应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日(以8位阿拉伯数字标注年、月、日,)。

⑺页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。

⑻保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

⑼备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

7、填写归档说明。归档说明分二部份,第一部份写名人简历,第二部份写档案整理情况,归档说明置于名人档案案卷目录之前

8、同一名人全宗不同载体形式的档案异地存放时,应建立互见号;

9、名人纸质档案的整理,上述条款未及之处,按照档案整理的有关规则与方法进行。

第四章 保管与利用

第十四条 名人档案的保管期限统一划分为永久保存。    

第十五条 省档案馆设名人档案库,专门保管名人档案,并采取有效措施,配备相关设备,科学规范保管名人档案,确保名人档案的安全,防止名人档案丢失或损坏。

第十六条 省档案馆需定期检查名人档案的保存状况,对破损、变质的档案及时采取修复复制等技术进行保护抢救
  第十七条  名人档案要建立全宗卷,内容主要包括:全宗说明、历次征集档案的交接文据、协议和目录清单、档案数量、质量、保管状况、调阅利用等情况的登记、统计记录。

第十八条  档案形成者或捐赠者需要利用本人捐赠、寄存的档案时,省档案馆提供优先和免费服务。档案的捐赠或寄存者应及时向省档案馆补充新形成的名人档案文件材料,以确保名人档案的完整性。

第十九条  档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的档案内容,省档案馆应遵从要求,严格按照接收、捐赠手续或寄存协议,在对外提供利用时进行保密或限制使用;上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的,由省档案馆按国家规定向社会提供利用。

第五章

第二十条 本办法由海南省档案局负责解释。

第二十一条  本办法自发布之日起施行。

 


 

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